Privacy statement

We willen jou als klant graag goed leren kennen. Als je onze Travelcenters bezoekt, ons liket op Facebook, of iets bij ons boekt, onthouden we wat je nodig hebt. Wij slaan dit op in onze database en met die gegevens kunnen wij beter het zoekwerk doen naar jouw favoriete bestemming en vakantie. En daarbij je helpen met passende aanbiedingen, bijvoorbeeld per mail. Wij volgen hierbij alle voorschriften zoals wettelijk voorgeschreven via de AVG( Algemene Verordening Gegevensbescherming) die gecontroleerd  wordt door de Autoriteit Persoonsgegevens. We beseffen dat privacy erg belangrijk is en we informeren je daarom via dit privacy statement over hoe wij met jouw gegevens omgaan. TravelXL behoudt zich het recht voor om je gegevens in de toekomst te gebruiken om je te benaderen met interessante reis- en/of productinformatie. Uiteraard respecteert TravelXL daarbij je privacy en de daaromtrent geldende wetgeving. Wij behandelen de gegevens dan ook altijd strikt vertrouwelijk en stellen deze niet ter beschikking aan derden, anders dan noodzakelijk voor je reservering van hotel en vluchten, etc. die onderdeel uitmaken van de door jou geboekte reis. Indien je via de site of vestiging aanmeldt voor de e-mail nieuwsbrief van TravelXL, worden de gegevens door ons gebruikt om deze e-mail nieuwsbrief en ons online magazine Inspirations voor jou en de andere abonnees zo effectief mogelijk te laten zijn. Je kan je voor deze nieuwsbrief  en Inspirations te allen tijde uitschrijven. 

TravelXL doet alles wat redelijkerwijs in haar macht ligt om jouw persoonsgegevens te beveiligen tegen onrechtmatig gebruik. Alleen geautoriseerd personeel heeft toegang tot de gegevens.TravelXL waarborgt hierbij je privacy en zorgt ervoor dat je persoonlijke gegevens strikt vertrouwelijk blijven en volgens de regels beschermd zijn opgeslagen. Alle informatie aangaande persoonlijke gegevens wordt in overeenstemming met de Europese Privacy wetgeving en de Nederlandse richtlijnen verwerkt. Vanaf 25 mei 2018 is de wet  "Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)',  die geldt in de hele Europese Unie, van toepassing.

Meer uitleg over Bescherming Persoonsgegevens 

Wanneer je iets bij TravelXL boekt hebben wij bepaalde persoonlijke gegevens van je nodig. Immers alleen dan kunnen vliegtickets (gegevens exact zoals vermeld op je paspoort met voor- en achternaam, etc.) hotelboekingen etc. gemaakt worden. Exact omdat namen wel eens op elkaar lijken en wij geen misverstand willen krijgen. Bovendien doen we er alles aan om jouw privé-gegevens ook echt privé te houden. Precies zoals het AVG voorschrijft. De gegevens staan opgeslagen in een beveiligde database.  Deze persoonlijke  gegevens worden dus nooit voor commerciële doeleinden van derden gebruikt.

Wat wordt er gebruikt/ genoteerd/ opgeslagen?

In het kader van onze dienstverlening, de verkoop van onze producten of wanneer je anderszins contact hebt met TravelXL leggen wij persoonsgegevens vast zoals bijvoorbeeld je naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, persoonlijke (reis)voorkeuren en interesses. Voor een boeking vragen wij je ook specifieke gegevens in het belang van de reis zoals namen en contactgegevens van achterblijvers. Maar ook je persoonlijke gegevens zoals vermeld op paspoort, adresgegevens, telefoonnummer/ mobiele nummer opdat in geval van nood je bereikt kan worden, thuis en op je bestemming( bijvoorbeeld om je op de hoogte te stellen van een probleem, vertraging of anderszins, maar zeker niet voor een commerciële reden) , nummers van thuisblijver contactpersoon, IP-adres en email adres door middel van cookies opdat je, wanneer je terug komt op de site, direct weer herkend wordt. Maak je gebruik van MyTravelXL dan kan er niemand anders dan jijzelf hiervan gebruikmaken. Cookies worden ook gebruikt om nuttige advertenties te laten zien op bijvoorbeeld Facebook, Instagram en Twitter. 

E-mailadres 

Wij vragen je bij boeking aan de balie of op de website of je toestemming wilt geven voor het kosteloos toesturen van onze nieuwsbrieven en het online magazine 'Inspirations'. Dan geef je tevens aan TravelXL en haar partners toestemming om jouw e-mailadres te gebruiken voor de toezending. Uiteraard kun je ook dan direct, of later via de email, jezelf afmelden voor verdere nieuwsbrieven en Inspirations. Ook hebben wij je email en IP-adres nodig om je 1) per email een advies te geven welke accommodaties er besproken zijn tijdens je bezoek aan onze vestiging, 2) je te bedanken voor je gemaakte boeking en om deze te bevestigen, 3) om je voordat je op vakantie gaat enkele weken voor je vertrek nog de laatste tips te geven voor je vakantie, 4) op je vakantie bestemming eventueel te kunnen contacteren om je op de hoogte te stellen van belangrijk nieuws dat betrekking heeft op je vakantieverblijf, vlucht (vervroegde of verlaat vertrek bijvoorbeeld), etc. of je te adviseren wat er tijdens je verblijf lokaal of in de regio te doen is om jouw vakantie nog beter te maken. 5) Na terugkeer ontvang je van ons een welkom thuis email met daarbij een kleine enquete van 2 minuten of je ons jouw mening wilt laten weten.Je helpt andere klanten hiermee. Immers door je ervaringen te delen, geef je anderen een nóg beter beeld van een hotel, airline of over ons!

Bij het boeken van een TUI product aan de balie van onze vestigingen, wordt jou specifiek gevraagd om toestemming om je persoonsgegevens te delen en te gebruiken, voor een door TUI verstuurde gepersonaliseerde email namens TravelXL en TUI gezamenlijk. Deze wordt verstuurd 1) na bezoek aan een Travelcenter, 2) een pre-departure email enkele weken voor vertrek en 3) een welkomthuis mail. Tevens ontvang je van ons een boekingsreferentie /code waarmee je toegang krijgt tot een MyTUI app, te gebruiken vooraf en tijdens je reis. In de MyTUI app vind je alle contactgegevens van het TravelXL Travelcenter waar je hebt geboekt om, indien nodig, contact mee op te nemen, het lokaal weerbericht, hoteldetails, vluchtdetails en meer handige tips en informatie voor en tijdens je vakantie.

Om iedere website bezoeker te voorzien van een gepersonaliseerde ervaring, verzamelt Datatrics gegevens( dit zijn echter GEEN persoonlijke gegevens maar meer het website, interesse gedrag van onze gebruikers). Met die gegevens krijgen wij meer inzicht in jouw interesses en kunnen zodoende relevanter zijn op elk kanaal waar je ons bezoekt. In deze omgeving kun je aangeven op welke manier en hoe lang je gevolgd wilt worden, je gegevens inzien en eventueel verwijderen. Je leest hier alles over de mogelijkheid om je een gepersonaliseerde ervaring te geven.

Boekingsgegevens
Je persoonlijke gegevens gebruiken wij als volgt: voor o.a. het reserveren en de uitgifte van de reisbescheiden van een pakketreis of gekoppelde reisarrangement, (vlieg)tickets, hotels, treinreizen, autovakanties, cruises, reisverzekeringen, visumaanvraag, overtochten, taxivervoer, parkeerplaatsen

De volgende gegevens worden bewaard: geslacht, voorletter(s), officiële voornaam conform identiteitsbewijs, achternaam, geboortedatum( voor eventuele leeftijdsgebonden korting), nationaliteit, adres, telefoonnummer/ mobiele nummer( noodzakelijk voor eventualiteiten, wijzigingen, vertragingen), emailadres, thuisblijver gegevens + noodtelefoonnummer, kenteken auto en andere gegevens voor overtocht/ reserveren van parkeeruimte.

Minderjarigen: van minderjarigen ( personen onder de 16 jaar) worden uitsluitend de gegevens gebruikt als daar schriftelijke toestemming is afgegeven door de ouder/verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.
Je gegevens zoals geloof, politieke of sexuele voorkeur, etnische afkomst, bankrekeningnummers,etc. die niet van belang zijn voor het maken van een boeking, worden niet gevraagd en/ of opgeslagen.

Voor jou!
Soms is het noodzakelijk en gewenst om delen van de persoonsgegevens te bewaren om het ons moeglijk te maken een betere dienstverlening te leveren. Deze worden, zoals de wetgever verlangd, veilig opgeslagen in onze systemen. Tevens hebben onze medewerkers een geheimhoudingsverklaring getekend volgens de AGV wetgeving.

Kopie paspoort

Voor de uitvoering van een reis is het noodzakelijk  paspoortgegevens door te geven. In de meeste gevallen is doorgifte van naam, paspoortnummer, geboortedatum, vervaldatum, plaats van uitgifte/ land van uitgifte/ nationaliteit voldoende. Kopieen van een paspoort mogen niet worden afgegeven tenzij de pasfoto, BSN-nummer ras, etniciteit niet zichtbaar zijn gemaakt. Als er bijvoorbeeld voor een visumaanvraag, meer gegevens noodzakelijk zijn dan zullen wij daar specifiek om vragen en na verwerking hiervan deze direct verwijderen. Voor het door ons laten inchecken op vluchten zijn tevens paspoortgegevens noodzakelijk. Jouw toestemming is hiervoor vereist.

Bijzondere persoonsgegevens

Het is van belang voor de goede reisuitvoering de bijzondere persoonsgegevens zoals bijvoorbeeld noodzaak van gebruik van een rolstoel, handicap, gewicht, etc, uit medische overweging te delen met de reis uitvoerenden. Als u slecht ter been bent en (deels) afhankelijk bent van een rolstoel dan maken wij hier een notitie van zodat wij direct bij een reservering assistentie of benodigde aanpassing kunnen regelen. Reizigers gegevens worden bewaard van o.a. zij die afhankelijk zijn van medische apparatuur, zoals een apneu-of zuurstofapparaat( extra handbagage), details /gegevens van een noodzaak voor een speciale maaltijd. Deze gegevens zijn noodzakelijk om door te geven aan vervoerders en dienen voor aanvang van de reis bekend en te zijn gemeld.  
De voorkeuren, preferenties en essenties zoals door jou aan ons vrijwillig doorgegeven bewaren wij eveneens. Deze dienen ten behoeve van alle betrokkenen vooraf bij boeking bekend zijn. kunnen de uitvoerenden van de reis niet aansprakelijk worden gesteld voor een goede reisuitvoering. De complete details eventueel met doktersverklaring moeten gelijk of uiterlijk binnen 24 uur na boekingsbevestiging schriftelijk aan het boekingskantoor te worden doorgegeven.Ook bewaren wij uw frequent (flyer) nummer en geven die bij een reservering door.

Offerte

Om een persoonlijke offerte te maken, geheel op de eigen persoonlijke wensen samengesteld, is het minimaal noodzakelijk naam, email, telefoongegevens door te geven. Deze zullen behalve voor het maken van de offerte ook worden gebruikt voor het eventuele nabellen, mailen en het opnemen van beide voor de toezending van facturen, onze nieuwsbrief, etc. Zie voor afmelding hiervan onder <uitschrijven>.

Bewaren van klantgegevens

TravelXL volgt hierbij de ANVR reisvoorwaarden en wettelijke bepalingen. Alle vorderingsrechten vervallen na 1x jaar na afloop van de reis. Volgens artikel 7:23 Burgerlijk Wetboek moeten de gegevens nog 2 jaar worden bewaard. Facturen waarop klantgegevens staan moeten wettelijk 7 jaar worden bewaard. De klantgegevens zoals email waarbij deze gebruikt wordt voor mailings en nieuwsbrieven kunnen elk moment zelf worden afgemeld. verwijderd door te klikken op de 'verwijderknop' op deze mailings. Inzage in de opslag van de persoonsgegevens ten behoeve van gewenste correctie of verwijdering is mogelijk. Eventuele administratiekosten kunnen hieraan verbonden zijn.

Opslag

De databestanden van TravelXL zijn beveiligd opgeslagen bij Fadiro(hét reisbureau-dossieradministratiesysteem in de Nederlandse reisbranche) in Zwolle en 22Times (full service e-mailmarketing bureau) in Amsterdam.

Veilig betalen

Voor het veilig kunnen boeken en betalen op de TravelXL website vindt de versleuteling plaats door een SSL-versleuteling. Je herkent dit aan het slotje in de adresbalk (HTTPS). In het boekingsproces wordt voor betaling van de reis de keuze aangeboden voor veilig betalen of met Ideal (via inlog van de door jou gekozen bank) of via een credit card aangeboden.

Officiele instanties

Als je een reisproduct of -dienst bij ons hebt gekocht, waaronder een vlucht of andere vorm van vervoer, vakantie of verzekering, kan het zijn dat wij jouw persoonsgegevens buiten Nederland of de Europese Unie bekendmaken en verwerken om aan onze overeenkomst met je te kunnen voldoen. Wij moeten onder andere jouw persoonsgegevens verstrekken aan onze leveranciers, die de uiteindelijke producten en diensten leveren die je bij TravelXL en haar leveranciers hebt geboekt. Wanneer je naar het buitenland reist, kan het verplicht worden gesteld (door overheidsinstanties op vertrek- en aankomstplaatsen) dat je persoonsgegevens verstrekt en verwerkt worden in het kader van een grenscontrole, immigratie-, veiligheids-, antiterrorisme- en andere doeleinden die toepasselijk worden geacht. Welke gegevens verstrekt moeten worden, kan per bestemming verschillen. Ook als het verstrekken van gegevens niet verplicht is, kunnen wij besluiten om overheidsinstanties toch behulpzaam te zijn. Tot slot wijzen wij je erop dat de controle op de gegevensbescherming buiten de Europese Unie soms niet aan zulke strenge regels gebonden is als in ons land.

Belangrijk voor reizigers naar Amerika

De Amerikaanse overheid verplicht, als onderdeel van de anti-terreur wetgeving, alle airlines de vlucht- en reserveringsgegevens van elke passagier voor aankomst in Amerika aan de Amerikaanse autoriteiten door te geven. Zonder de data zoals vermeld op het daarvoor bestemde ESTA-formulier is het niet mogelijk om naar Amerika te reizen. Laat je het ESTA formulier door onze Travelcenters invullen en indienen? dan ga je er mee akkoord dat wij de persoonlijke gegevens die noodzakelijk hiervoor zijn te gebruiken en op te slaan, zolang dit door de Amerikaanse autoriteiten verplicht is.

Buiten de EU

Als diensten door ons in het buitenland, landen buiten de EU, worden geboekt worden de klantgegevens doorgegeven ter voltooiing van de boeking. Hierbij geldt dat de dienstverlener, buiten de EU, een eigen zelfstandigheid heeft om de privacy van de reiziger te waarborgen. Het Travelcenter, reisbureau, mobiele TravelPlanner kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor het handelen van de dienstverlener. 

Cookiebeleid

Om je zo goed mogelijk te helpen, maakt TravelXL gebruik van cookies. Bij het bezoek aan deze website wordt je gevraagd akkoord te gaan met het plaatsen van zowel noodzakelijke als niet noodzakelijke cookies. Mede omdat wij hiermee je kunnen helpen om het dichtstbijzijnde Travelcenter te selecteren voor het maken van een boeking.

Wat zijn cookies?

Een cookie is een klein tekstbestand dat bij je bezoek aan een website naar jouw computer wordt gestuurd en daar wordt opgeslagen. TravelXL kan cookies van haarzelf of van derden plaatsen op websites of apps waarvan de inhoud door ons wordt verzorgd. Met behulp van cookies zorgen we er onder meer voor dat je bij een bezoek aan onze website niet herhaaldelijk dezelfde informatie ontvangt of moet invoeren of dat jouw voorkeuren bij het gebruik van de TravelXL website worden onthouden. Zo kunnen wij zonder de details van je persoonsgegevens toch de website aanpassen aan je interesses en om persoonlijke aanbevelingen te kunnen doen. Ook deze gegevens zijn uitsluitend bestemd voor TravelXL en niet voor derden.

Er bestaan verschillende soorten cookies. TravelXL plaatst cookies die noodzakelijk zijn voor het leveren van de functionaliteiten van de TravelXL website. Hierdoor ben je bijvoorbeeld in staat producten en diensten in het winkelwagentje te plaatsen en de inhoud van het winkelwagentje te bekijken. Met niet noodzakelijke cookies verzamelen wij informatie over jouw gebruik van de website en onthouden wij jouw keuzes voor onze producten en diensten. Voorbeelden hiervan zijn welke pagina's zijn bezocht en de duur van een gebruikerssessie. Met behulp van deze cookies willen wij tevens onze dienstverlening op onze website verbeteren. Reeds geplaatste cookies kan je alleen zelf verwijderen, aangezien deze op jouw computer zijn opgeslagen. Raadpleeg hiervoor de handleiding van jouw browser of verwijder de cookies met behulp van de eventueel op jouw computer geïnstalleerde beveiligingssoftware.

Uitschrijven?

Liever geen nieuwsbrieven en aanbiedingen meer? Uitschrijven kan onderaan elke email nieuwsbrief of online magazine Inspirations door op de button <uitschrijven> te klikken. 
Wil je weten welke persoonsgegevens wij precies van je hebben? Vraag dan gerust een overzicht bij ons op. Je mag ons ook vragen om de persoonsgegevens die wij van je hebben:
– aan te passen
– te wissen
– over te dragen aan iemand anders.
Stuur je verzoek naar klantenservice@travelxl.nl met de details waar je bent ingeschreven, welke vestiging en waarvoor, welke mailing je ontvangt, etc., dan maken wij het voor je in orde.

Heb je vragen, opmerkingen? Neem dan contact met ons op door te mailen naar: klantenservice@travelxl.nl of schrijf naar TravelXL Klantenservice, Koggewagen 98, 1261 KD Blaricum

Update 25 mei 2018